“采购需求不明确,总是收到质疑,怎么办?”两个方案解决这个问题

各采购单位,在政府采购过程中,您是否遇到过这类问题,费尽心思编制采购需求,却还是因为专业知识不够,遭到了供应商的质疑及投诉,使得采购任务无法顺利完成,影响采购绩效考核等。本文中通过两个方案,为采购人解决这个大难题。

 

一、案例回放

项目来源:中华人民共和国财政部政府采购信息公告
      项目名称:XXXX管理运行维护项目(2019-2020)
      被处罚事由:因项目需求不明确,受到供应商质疑及投诉
      处罚结果:财政部门责令采购人重新开展采购活动

 

二、案例分析

根据《政府采购法》第十五条规定“采购需求应当完整、明确”,因此采购人编制的采购需求应完整地反映本次采购的真实需求,明确采购项目的数量、规格、时间、地点、期限、人员配备等关键要求,否则将会给项目采购带来不良的影响。本案中:

采购需求部分有多处需求不明确,例如:
      1.现场培训演示部分,只有培训内容、培训对象,但不具体明确培训时间、培训时长、培训地点、培训的次数等;
      2.项目能力要求部分,运维团队仅要求团队具备业务能力,没有明确要求具体团队成员数量的具体描述等。


      本案中,因为项目采购需求不明确,遭到了供应商的质疑及投诉,最终被监管部门处罚,责令重新开展采购活动,使得采购人无法顺利完成采购任务,影响采购人的采购绩效等。因此,采购人应高度重视采购需求编制环节,切实做好项目采购需求的编制工作。

 

三、问题延伸

1. 现阶段采购人实施政府采购中如何避免此类情况的发生?
      2. 怎么才能做好采购需求编制?

 

四、系统解决方案

方案一
      (1)采购需求应充分表达采购人对本次采购真实需求,采购需求的内容应该准确、明了的表达出来。
      (2)采购人做好项目采购需求编制,需要做好以下工作:

1. 成立专业的采购团队
      由于涉及到的专业范围宽、行业多,采购人需成立具有相应专业能力的采购团队编制采购预算和采购需求,调查设备市场状况及技术水平。

2. 建立各专业供应商库
      通常在实际应用中,采购人每年涉及的采购项目都会比较多,涉及的专业范围广,为满足管理采购项目预算,采购人需要联系供应商会越来越多,因此需要不断地拓展供应商渠道。

3.建立有庞大数量的商品库
      采购人每年的项目采购多,涉及到的商品也会非常的多,有了数量庞大的商品库便于采购人编制采购需求及采购预算,实现高效采购。

4.建立足够数量专家的专家库
      通过聘请行业专家进行需求论证,使得采购需求更加合理、具备权威性。

5.政府采购法规政策知识沉淀
      采购人熟悉政府采购相关法规政策,编制的采购需求将更符合相关法规政策要求,降低项目及采购人遭受质疑和投诉的风险,保障项目能够顺利实施。

6.建立健全的采购内控管理制度
      通过健全的内控制度,能够更好地管理项目采购,避免因频繁与市场主体接触带来的廉政风险。

 

方案二
      采购人可以通过政府购买服务的方式委托第三方咨询机构组织政府采购项目,以第三方咨询机构的专业技术力量及社会资源编制项目采购需求,使得采购需求符合法律法规以及政府采购政策规定的技术、服务、安全等要求。同时通过第三方咨询机构编制采购需求可以降低采购人的廉政风险,节约财政资金,缩短项目周期等,最终达到顺利完成项目采购任务的目的。

 

五、法律依据

(1)《政府采购法》第十五条:
       采购人、采购代理机构应当根据政府采购政策、采购预算、采购需求编制采购文件。

采购需求应当符合法律法规以及政府采购政策规定的技术、服务、安全等要求。政府向社会公众提供的公共服务项目,应当就确定采购需求征求社会公众的意见。除因技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求外,采购需求应当完整、明确。必要时,应当就确定采购需求征求相关供应商、专家的意见。

(2)《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》 财库〔2016〕205号:
       “二、科学合理确定采购需求  (一) 采购人负责确定采购需求。采购人负责组织确定本单位采购项目的采购需求。采购人委托采购代理机构编制采购需求的,应当在采购活动开始前对采购需求进行书面确认。”

(3)《政府购买服务管理办法》财政部令第102号:
       “第九条 政府购买服务的内容包括政府向社会公众提供的公共服务,以及政府履职所需辅助性服务。”

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